Administracje Domów Mieszkalnych

Administracje Domów Mieszkalnych  EA 1/EA 2

- Administraja Domów Mieszkalnych nr 1
ul. Bohaterów Westerplatte 19
42-400 Zawiercie
Kierownik - Marcin Omielski
tel. 032 67 213-76
adm1@zgm-zawiercie.pl

- Administraja Domów Mieszkalnych nr 2
Pl. J. Dąbrowskiego 4
42-400 Zawiercie
Kierownik - Michał Kołton
tel. 032 67 219-88
adm2@zgm-zawiercie.pl

Do podstawowych zadań Administracji należy:

• przestrzeganie przepisów Ustawy z dnia 21.06.2001 r.  o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego ( t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 172 z późn. zm.),
• przestrzeganie przepisów Ustawy z dnia 24.06.1994 r. o własności lokali ( t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1048 z późn. zm.),
• administrowanie  i  gospodarowanie  zasobami mieszkaniowymi  gminy, lokalami użytkowymi oraz budynkami Wspólnot Mieszkaniowych będących w zarządzie ZGM zgodnie z obowiązującymi
  w tym zakresie przepisami,
• obsługa mieszkańców oraz przyjmowanie zgłoszeń, awarii itp.,
• prawidłowe prowadzenie rejestru zgłoszeń awarii i remontów zgłoszonych przez lokatorów
  w administrowanych budynkach,
• przyjmowanie i opiniowanie wniosków,
• prowadzenie rejestru i sporządzanie odpowiedzi dot. skarg i wniosków lokatorów i właścicieli mieszkań,
• współpraca z Wydziałem Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Zawierciu,
• prowadzenie wszelkiej technicznej dokumentacji budynków w tym: książek obiektów budowlanych, wymaganej Prawem budowlanym oraz innymi przepisami obowiązującymi w tym zakresie,
• przygotowanie protokołów i kompletowanie dokumentów po przeprowadzonych     
  przeglądach: gazowych, kominiarskich i elektrycznych oraz sporządzanie przekazywanie zawiadomień do lokatorów i właścicieli o powstałych nieprawidłowościach i zaleceniach pokontrolnych,
• kontrola i sporządzanie ewidencji z usuniętych i nieusuniętych ( przez lokatorów, właścicieli mieszkań) nieprawidłowości wynikających z przeprowadzonych kontroli stanu technicznego budynku, instalacji elektrycznych, gazowych oraz zaleceń kominiarskich,
• nadzór nad terminowym przeprowadzaniem przeglądów technicznych budynków oraz prowadzeniem wszelkich spraw związanych z dokonywaniem przeglądów technicznych  budynków oraz realizacją zaleceń wynikających z tych przeglądów,
• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem budynków oraz ewidencji zaistniałych szkód
  i ich odszkodowań łącznie ze zgłoszeniem ich w Zakładzie Ubezpieczeń,
• kontrola wykonywanych usług kominiarskich zgodnie z przedłożonym harmonogramem oraz kompletowanie dokumentów potwierdzających ich realizację,
• składanie   zapotrzebowań na materiały niezbędne  dla  rzemieślników - konserwatorów oraz biura ADM-ów nr 1 i 2, wystawianie kwitów RW, ZW oraz ich ewidencjonowanie,
• usuwanie awarii instalacji wodociągowej, kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania, gazowej
  i elektrycznej przez konserwatorów ADM nr 1 i 2,
• bieżąca kontrola placów zabaw pod względem sprawności technicznej urządzeń zabawowych 
  i  wpis w rejestrze kontroli,
• zlecanie wykonania przeglądów technicznych urządzeń zabawowych zgodnie z wymogami Prawa budowlanego i innych przepisów w tym zakresie oraz prowadzenie niezbędnej  dokumentacji,
• protokolarne przejmowanie i przekazywanie lokali mieszkalnych oraz użytkowych (spisywanie protokołu zdawczo – odbiorczego wraz z oceną stanu technicznego lokalu i ustalonym stopniu zużycia znajdujących się w nim elementów wyposażenia technicznego) oraz przygotowanie do dalszego zasiedlenia,
• nadzór nad prawidłowym zawieraniem umów o najem lokali oraz prawidłowym ustalaniem czynszu
  i innych opłat z tego tytułu,
• nadzór nad prawidłowym prowadzeniem dziennika wymiaru prowadzonego w formie elektronicznej ( system DOM5), 
• nadzór nad utrzymaniem w zarządzanych nieruchomościach należytego stanu sanitarno porządkowego oraz p.poż.,
• współpraca z Radami Osiedli,
• prowadzenie kontroli prawidłowości użytkowania mieszkań i prowadzenie rejestru wolnych lokali,
• prowadzenie zgłoszeń pustostanów i okresowego sprawozdania w tym zakresie,
• współpraca z innymi Działami/ Sekcjami, w tym z Sekcją Prawno – Windykacyjną w celu poprawienia ściągalności zaległych czynszów i zaliczek, przygotowywanie niezbędnych materiałów,
• współpraca z Sekcją Prawno – Windykacyjną w zakresie koordynowania zamiany mieszkań w celu dalszego przekazania tych spraw do Wydziału Spraw Obywatelskich,
• prowadzenie należytej gospodarki lokalami mieszkalnymi, użytkowymi,
• zgłaszanie potrzeb remontowych, wystawianie zleceń na remonty bieżące oraz na usuwanie awarii i kontrola ich realizacji,
• weryfikacja prac wykonywanych przez Dział Wykonawstwa Własnego i Logistyki oraz kontrola wykonywanych prac przez  rzemieślników – konserwatorów Administracji,
• określenie szczegółowego zakresu oraz przedmiarów i obmiarów robót w zasobach podległych Administracji Domów Mieszkalnych nr 1 i 2 w celu przygotowania kosztorysów przez pracowników merytorycznie odpowiedzialnych,
• współpraca z Inspektorem Nadzoru Inwestorskiego w sprawie przeglądów technicznych budynków, lokali, instalacji i urządzeń technicznych. Sporządzanie protokołów i wystawianie zleceń oraz ich realizacja,
• sporządzanie umów na lokale mieszkalne, socjalne, pomieszczenia tymczasowe, w oparciu 
  o skierowania  z Urzędu Miejskiego w Zawierciu w administrowanych zasobach, prowadzenie postępowania, gromadzenie dokumentacji w sprawie ewentualnego przedłużenia w/w umów,
• prowadzenie rejestru zmian dot. zmiany głównego najemcy, zmiany właściciela ilości osób 
  w formie elektronicznej (system DOM5),
• prowadzenie comiesięcznych zestawień dot. rozliczenia wywozu nieczystości stałych oraz  bieżąca aktualizacja w formie elektronicznej (system DOM5),
• informowanie lokatorów w sprawie zamiany mieszkań i  możliwości odpracowania zaległości czynszowych,
• współpraca z Sekcją Prawno – Windykacyjną w celu poprawienia ściągalności zaległości
  czynszowych oraz odpracowaniem zaległości czynszowych, przygotowywanie niezbędnych materiałów,
• opracowywanie i kierowanie wniosków do odpowiednich władz lub do Sekcji Prawno-Windykacyjnej w stosunku do mieszkańców użytkujących mieszkania w sposób naganny, względnie zakłócający spokój współmieszkańców,
• prowadzenie akt najemców i właścicieli lokali mieszkalnych i użytkowych tj. skierowanie, akt  notarialny, umowa, protokół zdawczo-odbiorczy, protokół pomiaru powierzchni, oświadczenia i pisma najemcy oraz właściciela (kompletowanie i archiwizowanie),
• propagowanie korzystania z instytucji pomocy społecznej (dodatki mieszkaniowe, dodatki celowe, pomoc społeczna itp.) i ścisła współpraca z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w tym zakresie,
• informowanie zainteresowanych najemców wykupem mieszkań będących własnością Gminy,
• uczestnictwo w przejmowaniu i przekazywaniu nieruchomości,
• nadzór   w  zakresie   prawidłowej   działalności   wszystkich   Wspólnot Mieszkaniowych będących  w  zarządzie  ZGM, w  oparciu  o  Ustawę  o  własności  lokali,
• przygotowywanie wewnętrznych aktów wykonawczych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Wspólnot Mieszkaniowych  (instrukcji, regulaminów Wspólnot, regulaminów rozliczania  mediów itp.),
• prowadzenie dokumentacji Wspólnot Mieszkaniowych, kompletowanie uchwał, zawiadomień, uzupełnianie dokumentów dotyczących  nowych właścicieli w dokumentacji Wspólnot,
• przygotowywanie treści uchwał zgodnie z wnioskami w tej sprawie i uzgadnianie ich           
  z Radcą Prawnym pod względem poprawności, zgodnie z Ustawą o własności lokali               i innymi przepisami w tym zakresie oraz nadzór nad realizacją,  
• współpraca z Zarządami i członkami Wspólnot Mieszkaniowych,
• opracowanie materiałów i dokumentacji  oraz organizowanie i  udział w zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych ( protokołowanie przebiegu zebrań, sporządzanie list obecności, wyliczanie udziałów, wypisywanie uchwał),
• przygotowywanie rocznych projektów planów dla działalności Wspólnot Mieszkaniowych przy udziale Zarządów Wspólnot, w oparciu o przeglądy techniczne budynków i rzeczywiste potrzeby remontowe,
• przygotowanie dokumentacji technicznej (i jej formalna ocena) niezbędnej do dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty na remont lub  usługi przy udziale Zarządów Wspólnot,
• nadzór i prowadzenie obsługi technicznej nieruchomości budynków Wspólnot Mieszkaniowych będących w zarządzie ZGM,
• nadzór nad  prowadzeniem  niezbędnej  dokumentacji  techniczno-finansowej  Wspólnot Mieszkaniowych,
• prowadzenie ewidencji budynków, lokali właścicieli we Wspólnotach Mieszkaniowychoraz bieżąca ich aktualizacja,
• udział w czynnościach związanych z przekazywaniem budynków i dokumentacji Wspólnot Mieszkaniowych do innego zarządcy,
• załatwianie skarg i wniosków współwłaścicieli Wspólnot Mieszkaniowych,
• nadzór nad terminową wymianą wodomierzy, ciepłomierzy w lokalach gminnych i Wspólnot Mieszkaniowych,
• prowadzenie ewidencji wodomierzy i wprowadzanie ich odczytów do systemu komputerowego
  (nadzór nad poprawnością  odczytów) - kontrola odczytujących,
• nadzór nad prawidłowymi odczytami wodomierzy indywidualnych, podzielników c.o.,
• zlecanie wymiany wodomierzy, które utraciły ważność legalizacji,
• zgłaszanie awarii instalacji wodociągowej do Sekcji Rozliczania Mediów i Gospodarki Energetycznej  w celu prowadzenia negocjacji z RPWiK w zakresie obciążenia za wodę pochodzącą z wycieku podczas awarii,
• dokonywanie odczytów wodomierzy zamontowanych w lokalach użytkowych,
• przeprowadzanie kontroli w lokalach mieszkalnych i użytkowych w zakresie ujawnienia
  ewentualnych nieprawidłowości związanych z poborem wody,
• kontrola prac wykonywanych przez firmy sprzątające w zasobach oraz nieruchomościach Wspólnot Mieszkaniowych mające na celu bieżące utrzymanie czystości i porządku w budynkach, na drogach, chodnikach, jak również nad prowadzeniem prac porządkowych z częstotliwością określoną w zawartej   umowie z podmiotem prowadzącym tego rodzaju działalność.
  Rozliczanie w/w prac, sporządzanie protokołów z kontroli doraźnych, comiesięcznego komisyjnego odbioru usług porządkowych oraz sprawdzanie kosztorysów  dotyczących   tych usług  ,
• wyposażanie nieruchomości w urządzenia służące do gromadzenia odpadów (pojemniki, kontenery) oraz utrzymanie ich w odpowiednim stanie technicznym  sanitarno-porządkowym. Prowadzenie ewidencji kontenerów, pojemników z ich  przynależnością do  administrowanych budynków,
• koordynowanie w zakresie odbioru przez ZGK odpadów komunalnych pojawiających się na terenach  zasobów  mieszkaniowych  oraz  terenach  Wspólnot  Mieszkaniowych administrowanych przez ZGM,
• wydawanie wniosków o dostęp do korzystania z serwisu Internetowej Obsługi Kontrahenta (IOK) oraz nadawanie loginów i haseł do pierwszego logowania w serwisie IOK, w przypadku wystąpienia  problemów udzielanie petentom pomocy i wyczerpujących informacji z zakresu funkcjonowania serwisu,
• przekazywanie do roznoszenia korespondencji do lokatorów i właścicieli  lokali (faktury, salda, uchwały, rozliczenia c.o. zawiadomienia o zebraniach Wspólnot itp.),
• prowadzenie wszelkiej wysyłki korespondencji wychodzącej, prowadzenie dziennika korespondencji, adresowanie kopert, prowadzenie książek nadawczych,
• sprawowanie kontroli zarządczej w zakresie działania komórki organizacyjnej,
• wykonywanie zadań dotyczących zarządzania ryzykiem w zakresie realizowanych zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym oraz innych zleconych   do realizacji określonych w liście celów.