Sekcja Zamówień Publicznych i Marketingu

Sekcja Zamówień Publicznych i Marketingu - EZM

- Anna Gruszczyńska
 zamowpubliczne@zgm-zawiercie.pl 
- Edyta Przybysławska
lokaleuz@zgm-zawiercie.pl

tel. 032 67 217-14,
      032 67 234-83 wew. 33

Do podstawowych zadań Sekcji należy:

• prowadzenie całości spraw związanych z postępowaniem o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z Ustawą z dnia 11.09.2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 z poźn. zm.) w zakresie: zakupu materiałów, dostaw, wykonywania usług oraz robót budowlanych,
• współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w zakresie zamówień publicznych. Przygotowywanie wzorów przyszłych umów w zakresie warunków ich realizacji dla zamówień
  o wartości do 130 000 zł. i powyżej 130 000 zł. oraz uzgadnianie ich treści z Radcą Prawnym
  i komórkami odpowiedzialnymi za ich późniejszą realizację,
• przygotowywanie i uzgadnianie z Radcą Prawnym wzorów zarządzeń dotyczących udzielanych zamówień publicznych,
• przygotowanie i kompletowanie zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych dokumentacji przetargowej oraz dokumentacji dotyczącej zamówień udzielanych na podstawie Regulaminu dla zamówień do 130 000 zł.,
• prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w szczególności:
  - szacowanie wartości zamówień publicznych przed wszczęciem postępowania  o udzielenie zamówienia publicznego w celu określenia przyszłej procedury,
  - sporządzanie opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków udziału w postępowaniu w porozumieniu z Działem zlecającym udzielenie zamówienia,
  - sprawdzanie złożonych ofert w prowadzonych postępowaniach pod względem kompletności, spełniania wymogów wynikających z zapisów w specyfikacji warunków zamówienia lub zaproszenia do składania ofert, prawidłowości obliczenia ceny oferty,
  - bieżące prowadzenie i uzupełnianie protokołu z postępowania na podstawie ustawy PZP, zgodnie z obowiązującymi wzorami,
  - powiadamianie zainteresowanych wykonawców o wynikach przeprowadzonego postępowania
  o udzielenie  zamówienia publicznego  w celu jego realizacji,
• kompletowanie wszelkich dokumentów niezbędnych do zawarcia umów,
• prowadzenie całej dokumentacji Zakładu w zakresie zamówień publicznych i jej rejestracja,
• sporządzanie niezbędnych sprawozdań z udzielonych i zrealizowanych postępowań dot. udzielonych zamówień publicznych za wskazany okres realizacji,
• udział w pracach komisji przetargowej oraz realizacja obowiązków wynikających z pełnionej funkcji określonej w zarządzeniu dot. powołania komisji przetargowej oraz Regulaminu pracy komisji przetargowej,
• kontrola zgodności realizacji wydatków zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych,
• opisywanie faktur zgodnie z przeprowadzonym zamówieniem publicznym (odnotowywanie nr i daty postępowania przetargowego na odwrocie faktury wg rejestru),
• prowadzenie rejestru umów dot. zakupów, usług i robót budowlanych w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Zawierciu,
• prowadzenie rejestru umów dotyczących zamówień publicznych, zleceń i umów o dzieło
  w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Zawierciu w tym rejestru elektronicznego,
• kontrola zarejestrowanych umów dotyczących udzielonych zamówień publicznych w celu uniknięcia przekroczenia wydatków i terminów w związku z ich realizacją,
• terminowe i prawidłowe wprowadzanie i publikowanie na stronie BIP Zakładu informacji publicznych przeznaczonych do publikacji z zakresu zamówień publicznych,
• terminowe i prawidłowe umieszczanie ogłoszeń zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych na stronie Urzędu Zamówień Publicznych,
• sprawdzanie zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane,
• prowadzenie rejestru umów wynajmowanych lokali użytkowych oraz powierzchni reklamowych,
• prowadzenie działań marketingowych w odniesieniu do lokali użytkowych oraz powierzchni reklamowych w zasobach gminnych,
• prowadzenie spraw związanych z umieszczaniem reklam na budynkach oraz ich ewidencja  
• prowadzenie i aktualizowanie ewidencji budynków zasobów lokalowych, garaży i ich uzgadnianie
  z poszczególnymi działami,
• prowadzenie całokształtu spraw dot. lokali użytkowych (sporządzanie umów, aneksów, naliczanie czynszów i świadczeń, wystawianie i podpisywanie faktur, oraz ich rozliczanie)
• współpraca z Sekcją Księgowości Finansowej oraz Sekcją Rozliczania Czynszów  w zakresie zaległości czynszowych powstałych z najmu lokali użytkowych,
• prowadzenie działań windykacyjnych w stosunku do lokali użytkowych i powierzchni  
• wysyłanie wezwań i wypowiedzeń z tytułu najmu lokali użytkowych,
• przyjmowanie, ewidencjonowanie i załatwianie zgłoszeń, interwencji i wniosków najemców lokali użytkowych, oraz garaży,
• prowadzenie zgodnie z przepisami rejestru skarg i wniosków,
• terminowe i prawidłowe sporządzanie sprawozdań z zasobów lokalowych w tym sprawozdań do GUS,
• prowadzenie spraw związanych z organizowaniem przetargów na lokale użytkowe w oparciu
  o obowiązujące przepisy,
• bieżące załatwianie spraw obciążeń i odciążeń hipotecznych oraz wszelkiej  korespondencji w tym zakresie z tytułu wykonywanych remontów kapitalnych budynków mieszkalnych,
• prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem procedur i wyborem wykonawców robót i usług dla Wspólnot Mieszkaniowych ( sporządzanie wzorów przyszłych umów, rozsyłanie ofert do wykonawców, umieszczanie informacji na stronie internetowej i BIP), udział w otwarciu i formalnej ocenie ofert, sporządzanie umów z wykonawcami zleceń,
• przygotowanie dokumentów ramowych związanych z wykonaniem zadań zarządcy nieruchomości wspólnej, a w szczególności umów na dostawę energii elektrycznej usług kominiarskich itp.,
• prowadzenie   wszelkich   spraw  dotyczących  gospodarki  wytworzonymi  odpadami  w związku 
  z  prowadzoną   działalnością   gospodarczą  w  lokalach   użytkowych wynajmowanych  od  ZGM  w  tym   spraw   związanych  z  utrzymaniem porządku  w miejscach lokalizacji pojemników na odpady,
• nadzór i obsługa strony internetowej i BIP,
• terminowe przygotowanie informacji i dokumentów przeznaczonych do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej ZGM w Zawierciu w zakresie funkcjonowania komórki organizacyjnej,
• sprawowanie   kontroli   zarządczej w zakresie działania komórki organizacyjnej,
• wykonywanie zadań dotyczących zarządzania ryzykiem w zakresie realizowanych zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym oraz innych zleconych do realizacji określonych
  w liście celów.